Как написать сопроводительное письмо на вакансию

По данным опросов, в России только треть соискателей озадачивается написанием предварительного послания. Более половины из них относятся к сопроводительному письму как к досадной формальности, отправляя работодателю безличные шаблонные тексты. Неудивительно, что многие из них находят данный вид общения с кандидатами скучным, неинформативным и непринципиальным.

Цель сопроводительных писем

Однако среди оставшегося сегмента специалистов по найму – представители крупнейших игроков бизнеса и филиалы известных зарубежных фирм, чьи штаты непрестанно обновляются и представляют значительную долю в системе оборота человеческих ресурсов. Фактически эти компании имеют наиболее высокий рейтинг популярности благодаря устойчивым позициям на рынке, привлекательным предложениям социального обслуживания, расширенным возможностям карьерного роста и конкурентным окладам. Сопровождающие документы в таких организациях являются обязательным условием для первичного ознакомления с резюме.

В любом случае присутствие дополнительного уведомления выгодно представит потенциального сотрудника. Внимание к адресату письма, умение грамотно и емко изложить свои конкурентные преимущества, знание основ современного корпоративного стиля, желание выделиться и заинтересовать работодателя, несомненно, подчеркнут индивидуальность соискателя, персонализируют общение и акцентируют внимание на кандидате.

Как написать сопроводительное письмо на вакансию

Случаи обязательного составления дополнительных сообщений

Многие соискатели, в основном унаследовавшие пассивную модель трудоустройства советского периода, неспешно осваивают механизмы рынка человеческих ресурсов. И все же существует несколько ситуаций, когда к отправляемому резюме крайне рекомендуется приложить сопровождающий документ.

  1. Отклик на вакансию иностранной компании обязателен. Аналогичные требования к претендентам предъявляют и солидные отечественные предприятия, которые ориентируются на европейские стандарты ведения бизнеса. Если такая организация размещает объявление о свободной позиции на интернет-портале, то в автоматических настройках сервиса обычно указывается невозможность отправки отклика без письма сопровождения. В том случае, когда вакансия объявлена на собственном ресурсе компании, в печатном периодическом издании или в социальных сетях, сопутствующие запросы могут не прописываться, но соблюдение правила остается обязательным. Должностной регламент менеджеров по персоналу в таких фирмах включает отслеживание норм составления входящей корреспонденции и заставляет служащих отделов кадров отсеивать неправильно оформленные обращения, однако в итоге все зависит от личности рекрутера. Если принимать резюме от российских соискателей будет соотечественник, он вполне может закрыть глаза на неверно составленное сопровождение. Однако стоит внимательно отнестись к этому пункту, когда заинтересовавшая вакансия публикуется на иностранном языке: во многих случаях отбирать кандидатуру придется уроженцу государства, где расположен головной офис компании. Если такой специалист незнаком со спецификой российского делопроизводства, то даже правильно составленное портфолио подходящего работника рискует быть отбракованным.
  2. В большинстве случаев сопроводительные письма ожидают от претендентов на позиции руководителей отделов и направлений. Предполагается, что управленцы среднего и высшего звена знакомы с современными правилами ведения деловой переписки, настроены на активное продвижение своих кандидатур и обладают навыками организованно и четко доносить до собеседника идеи. В любом случае персонализированное обращение к рекрутеру показывает заочную вовлеченность высшего специалиста в деятельность возможного работодателя, инициативность и ответственность.
  3. Сопровождение к основному резюме имеет смысл составлять тем, кто ищет работу в гуманитарной сфере или предполагающей активное взаимодействие с людьми – делопроизводителям, юристам, менеджерам, врачам, социальным работникам, экскурсоводам, педагогам, политтехнологам и так далее. Отсутствие дополнительного сообщения «простят» IT-специалистам и технологам, если они не претендуют на руководящую должность.
  4. Подкреплять резюме дополнительным посланием рекомендуется соискателям без опыта, недавним выпускникам учебных заведений, а также людям, которые меняют сферу деятельности или имеют существенный перерыв в стаже. Дополнительное обращение частично заместит функции недостающих данных. Если резюме призвано убедить работодателя в соответствии вакантной должности, то незначительный опыт работы или полностью пропущенная графа сработают против кандидата. Согласно исследованиям, начальные этапы карьерных должностей в компаниях, на которые пробуются работники без значительных профессиональных достижений, занимают второе место по частоте просмотров сопроводительных писем (после руководящих специалистов). В этой ситуации следует особое внимание уделить корректному и вежливому отстаиванию своей пригодности. Что написать вчерашнему выпускнику или женщине, которая возобновляет карьеру после декрета:
  • обязательно указать профильное или смежное образование. Например, опытному бухгалтеру, решившему подняться до экономиста, важно обозначить релевантное образование, курсы или тренинги по специальности;
  • акцентировать внимание работодателя на своей мотивированности, энтузиазме и нерастраченной энергии, желании и готовности учиться и осваивать новую профессию. Молодые специалисты обладают несравнимыми достоинствами – психологической открытостью, низкой критичностью, осознанием своей временной неполноценности и гибкостью мышления. Кроме того, выпускники являются носителями обновленных знаний по специальности и нередко рассматриваются как выгодное вливание в трудовой потенциал фирмы, способное модернизировать ее рабочие процессы;
  • бонусом к кандидатуре соискателя может оказаться наличие любого опыта, прохождение преддипломной практики и даже самостоятельное изучение интересующей темы. Например, желающий оказаться на должности менеджера по продажам велосипедов, должен упомянуть о своем увлечении велоспортом, знании рынка, ориентированности в моделях и запчастях. Претенденту на вакансию контент-менеджера нелишним будет указать на опыт ведения блога в соцсетях со ссылкой на сайт. Если хотя бы одна из тем курсовых работ в учебном заведении затрагивала интересующую специальность, стоит написать об этом в сопровождении. Предположим, вчерашний офис-менеджер имел опыт ведения первичной бухгалтерской отчетности. При желании занять начальную должность в экономическом отделе и наличии диплома о прохождении курсов бухучета такой специалист имеет шансы на успех;
  • соискателям без опыта рекомендуется попросить в сопроводительном послании о возможности пройти тестовое задание или заявить о согласии на продолжительный испытательный срок;
  • при неимении никаких существенных достоинств для желаемой должности допустимо указывать даже такие незначительные характеристики, как подходящие личные качества, близкие к будущей деятельности увлечения, опыт общественной или волонтерской работы. Начинающему корректору желательно указать чтение в качестве хобби, юристу – обозначить в числе черт характера кропотливость и педантичность, менеджеру по продажам – энергичность и креативность. Если в описании вакансии выделены лидерские способности, можно отметить, что в студенчестве претендент был старостой группы, капитаном спортивной команды или руководителем любительского драмкружка, а соискатель с непрофильным опытом координировал деятельность отдела;
  • полезным действием для начинающего специалиста окажется акцент на быстрой обучаемости, которую нужно подкрепить примерами. Это может быть рекордное по срокам овладение компьютерной программой или иностранным языком.
Положительные качества, которые стоит указать в резюме

Как написать сопроводительное письмо на вакансию

Сопроводительное извещение способно минимизировать другие возможные недостатки резюме и выгодно подчеркнуть имеющиеся преимущества. Что делать пенсионеру, инвалиду, судимому, мигранту, чтобы взяли на работу? Вежливое, грамотное, адекватное послание hr-менеджеру заочно сблизит собеседников и заинтересует адресата в первую очередь, и только после этого будет рассмотрен основной документ, в котором обнаружатся неприятные моменты. Перечень приемов, которые помогут спасти положение, аналогичен списку уловок для соискателей без опыта.

Правила составления сопроводительного документа

Любая письменная форма предполагает некоторую структуру и характерные особенности. Сопровождающее сообщение должно содержать обращение, основную часть и прощание. Рассмотрим подробнее эти пункты.

  1. Если резюме – это строго регламентированный по содержанию документ, вмещающий конкретную информацию о возможном сотруднике, то сопроводительное вступление, по сути, имеет более интимный, эмоциональный характер. Эта часть послания работодателю предполагает личный контакт, несмотря на опосредованную форму. По правилам делового этикета, любое письмо должно начинаться с обращения к адресату. В случае поиска работы уместно найти контактные данные специалиста, который курирует данную вакансию: в самом объявлении, на корпоративном сайте, в публикациях сети или печатных изданий. Каждое сопроводительное послание должно быть индивидуальным. В такую работу придется вложить больше времени, но обращение к рекрутеру по имени повысит ценность кандидата. Если узнать данные куратора не представляется возможным, приветственная часть сокращается до универсального «Уважаемые господа!» или «Уважаемые сотрудники отдела кадров!». Обращение желательно совместить с нейтральными по стилю: «Добрый день!» или «Здравствуйте!». Неформальные «Приветствую!» или «Доброго времени суток!» встретят понимание только среди креативных групп, исповедующих свободный стиль общения, например, у молодых стартаперов или организаторов частного радиоканала.
  2. Основная часть должна представить соискателя, указать на его мотивацию и выделить соответствие запросам работодателя. В зависимости от формы письма – краткой или развернутой – центральный блок послания может содержать 1–2 предложения или занимать до трети листа формата А4 (1000–1500 печатных знаков). Здесь необходимо заинтересовать будущего нанимателя, предоставив данные о своей профессиональной ценности.
  3. Прощание, как и вступительное обращение, считается непременным элементом правильно оформленного делового письма, подводит логический итог тексту и выявляет такие качества собеседника, как вежливость и способность мыслить структурно. Заключительная часть обычно содержит конструкцию «С уважением, …», «С наилучшими пожеланиями, …», а также имя и контактные данные отправителя.

На чтение сопроводительного послания у рекрутера уходит 10–20 секунд. Чтобы уложиться в это время, соискателю придется уместить всю нужную информацию в десятке лаконичных фраз. Поэтому в случае развернутого письма стремитесь выделить самые важные особенности себя как идеального работника, добавив, что сопутствующая информация содержится в резюме. Стремясь удержать внимание адресата на тексте, важно строить простые предложения, главные достоинства лучше перечислять в виде списка. Стандартные размытые формулировки, такие как «имею опыт повышения продаж», желательно заменить на указание конкретных достижений: «повысил продажи на 30%», «внедрил собственную методику поиска клиентов». Заинтересованность работой в данной компании уместно связать с личными целями.

Как сопроводительное письмо поможет получить должность

Оформление

Письма, как и резюме, могут отправляться почтой, факсом или в электронном виде. Во всех формах такой документ должен быть написан на отдельном бланке или листе. В цифровом варианте сопровождение является телом письма, а файл с резюме прикрепляется вложением. Контактная информация отправителя дублируется на обоих документах. Шрифт выбирается из стандартного набора – Times New Roman или Arial, размер кегля – 12. Сообщение делится на 2–5 абзацев в целях облегчить читателю восприятие информации.

Образцы коротких сопроводительных писем

Небольшие обращения позволяют формально соблюсти требования к сообщению и не загромождают общение, если работодатель не привык к подобной форме переписки.

  1. Уважаемый, …

Прошу рассмотреть/Предлагаю мою кандидатуру на должность/место … Информация о вакансии найдена мною на сайте…/в газете…

С нетерпением жду приглашения на собеседование/Буду рад получить приглашение на собеседование.

С уважением, …

  1. Добрый день, ..!

В ответ на Вашу вакансию… высылаю резюме. Буду рад сотрудничеству с Вами/Буду признателен, если не оставите его без внимания.

С уважением, …

  1. Здравствуйте, уважаемые сотрудники отдела персонала!

Претендую на должность…, информация о которой была опубликована Вами на сайте…/в журнале… Готов при необходимости предоставить любую дополнительную информацию о себе.

С наилучшими пожеланиями, …

Образцы развернутых сопроводительных документов

Увеличить объем письма имеет смысл соискателям, стремящимся занять руководящие должности, а также кандидатам без опыта работы. План составления расширенного послания может выглядеть примерно так:

  • обращение;
  • указание на желаемую должность;
  • ссылка на источник информации о вакантной позиции;
  • краткая и емкая выдержка из резюме/основные конкурентные преимущества;
  • выражение желания или объяснение причин стремления работать в этой организации;
  • готовность пройти личное интервью;
  • заключение, контактные данные соискателя.

Для более наглядного понимания ниже представлены примеры развернутых сопроводительных обращений.

  1. Уважаемый, ..!

Ознакомившись с информацией в разделе «Карьера» на Вашем сайте, узнала об открытой вакансии технолога молочного производства.

В связи с этим хотела бы предложить Вам свою кандидатуру. Полагаю, что мои знания и навыки позволят мне быть полезной Вашей компании:

  • обладаю двухлетним опытом технолога-сыродела;
  • разработала и внедрила рецептуры и технологические карты производства пяти марок сыра;
  • имею собственную надежную базу поставщиков сухого порошка.

В настоящее время стремлюсь реализоваться как специалист с более широкими должностными обязанностями. С удовольствием встречусь для собеседования.

Прошу связываться со мной по телефону… или электронной почте…

С уважением, …

  1. Здравствуйте, уважаемый ..!

Мне интересна вакансия маркетолога, открытая в Вашей компании. Хотел бы работать среди настоящих профессионалов, какими являются Ваши специалисты.
Мне интересен рынок стройматериалов, особенно металлоконструкций, и хотя на прежнем месте работы я занимался в основном сбытом продукции, считаю, что исследование рынков мне доступны. В организации … отвечал за анализ работоспособности системы скидок, инвестиций в промоакции и прибыльности продаж. В мои обязанности входило взаимодействие с аналитическим отделом, а также подрядными маркетинговыми агентствами. Хорошо знаю принципы брендирования, внедрения и развития различных категорий продукции.
В составе команды осуществлял ввод новой продуктовой линейки на отечественный рынок.

Буду рад получить приглашение на собеседование, где смогу подробно рассказать о своих профессиональных достижениях.

С уважением, …

Примеры сопроводительных писем для кандидатов без опыта работы:

  1. Добрый день, Елизавета!

Я хотел бы получить должность системного администратора в Вашей компании. Источник информации – …

Эта работа привлекательна для меня тем, что соответствует планам профессионального развития как IT-специалиста. С детства интересовался программированием, а в старших классах помогал администрировать школьную сеть.

В … году закончил факультет прикладной математики и информатики

 (наименование учебного заведения). Практику проходил в (название фирмы).

Участвовал в конференции «Ulcamp 2015», где выступал с докладом на тему «…».

Во время обучения в университете работал наладчиком оптоволоконных сетей, имею положительные рекомендации.

Ваша корпорация импонирует креативностью, проектным режимом работы, командой высококлассных профессионалов. Мне бы очень хотелось работать с такими специалистами, став одним из них. Уверен, что быстро адаптируюсь к новой работе и смогу трудиться на одном дыхании со всеми.

Жду Вашего звонка в любое удобное время.

С уважением, …

  1. Уважаемый hr-менеджер!

Меня заинтересовала вакансия делопроизводителя в Вашей организации. Мне близки ценности Вашей компании: порядочность, искренность и ответственность. Также слышала много положительных отзывов о Вашей организации от своего знакомого …, который рассказал об открытии вакансии.
Позвольте объяснить, почему я идеально подхожу для Вас:

  • являюсь выпускницей Московского государственного университета экономики, статистики и информатики, где обучалась по специальности «Государственное и муниципальное управление». Проходила практику в (название организации). В мои обязанности входили подготовка и ревизия договоров, создание различных типов документов посредством офисных программ. Имела возможность расширить свои знания о делопроизводстве, успешно применила их на практике, а также познакомилась с особенностями работы в офисе;
  • коммуникабельна и стрессоустойчива, с ответственностью отношусь к порученным мне заданиям, быстро обучаюсь и легко приобретаю новые навыки;
  • в совершенстве владею французским языком, а также английским на уровне Intermediate.
Какие деловые качества указать в резюме

С удовольствием отвечу на все вопросы по телефону …, электронной почте … или при личной встрече.

С уважением, …

Как написать сопроводительное письмо на вакансию

Основные ошибки при составлении дополнительного сообщения

  1. Документ не должен копировать информацию из резюме.
  2. Письмо не повод излагать автобиографию, жаловаться на трудности в поиске работы или стесненность в денежных средствах. Отправитель интересен только в качестве потенциального сотрудника, способного принести прибыль компании.
  3. Шаблонность текста, расплывчатые формулировки и повествование «ни о чем» создают впечатление, что среди адресатов находятся десятки возможных нанимателей, а автору письма неважно, где и кем работать. Стандартные клише нужно стараться заменять конкретикой и примерами из личного опыта.
  4. Перечисление нерелевантного (не соответствующего вакансии) стажа и хобби уместно только в обращениях молодых кандидатов, которым больше нечего предложить в качестве преимуществ.
  5. Излишний креатив, юмор, разговорные и жаргонные фразы, фамильярность в деловом стиле недопустимы, за редким исключением.
  6. Преувеличение своей значимости для компании, равно как и льстивое или жалобное обращение к незнакомому человеку, оцениваются отрицательно.
  7. Орфографические ошибки в сопроводительном послании недопустимы. Даже если грамотная речь не входит в список требований, первый документ, который будет представлять рекрутеру соискателя, может оттолкнуть.

Интересный факт

Необходимость в деловых письмах возникла в европейских странах еще в Средние века. Специалисты, владеющие грамотой и желающие найти применение своим навыкам, посылали возможному заказчику специфические послания. Вот выдержка из письма знаменитого живописца и изобретателя XV века Леонардо да Винчи герцогу Милана Людовику Сфорцу, в котором легендарный художник предлагает свои услуги инженера фортификации:

«Достопочтенный синьор, вволю налюбовавшись поделками тех нахальных выскочек, которые фантазируют, будто бы они есть истинные мастера и сочинители орудий войны, и решительно уверившись в том, что строение и употребление оных орудий никоим образом не разнится с теми, которые повсюду применяются на полях сражений, я осмелился без самомалейшего ущерба для третьей стороны представить Вашему Высочеству свои изобретения и осведомить Вас о моих секретах; после чего мог бы во всякий подходящий для Вас момент сполна вверить себя самого в милостивейшее Ваше распоряжение и явить Вам все те механизмы, о которых здесь вкратце излагаю.

  1. У меня есть законченные чертежи мостов, очень прочных и легких – притом, что воздвижение их не потребует чрезвычайных трудов.
  2. Ежели возникнет необходимость в осаде города, я верно знаю, как выкачать воду из рвов под стенами крепости и отстроить несметное число штурмовых сходней и подобных потребных орудий.
  3. Буде высота вала и укрепленность цитадели больше, чем сила и дальность метания наших ядер, или при весьма неудачном для нас местоположении города, мне известны действенные способы сокрушения любой крепости или бастиона, даже когда он возведен на скале.
  4. Я располагаю чертежами для производства артиллерийского снаряжения, очень легкого и пригодного для перевозки, посредством же оного легко забросать неприятеля роем мелких камней …
  5. … В мирные времена я, полагаю, не хуже всякого другого могу всецело удовольствовать любые Ваши намерения в том, что затрагивает строительство и архитектуру зданий – как для частных, так и для публичных надобностей, или наведение водопроводов из одного предела в другой.
  6. Кроме того, я способен созидать изваяния из мрамора, глины и бронзы; горазд также в живописи, в коей занятия мои достойны претерпеть сравнение с трудами любого другого умельца, кто бы то ни был.
  7. Кроме того, желаю взяться за работу по литью бронзового коня, каковой долженствует прославить благую память о Вашем августейшем родителе и увековечить в потомках немеркнущее имя блистательного рода Сфорца.

А ежели какая из вышеозначенных вещей представится кому-нибудь неосуществимой или немыслимой, я испрашиваю Вашего позволению опробовать их в Ваших охотничьих угодьях или где-либо еще, как будет желательно Вашему Высочеству, коему я засим со всяческим смирением предлагаю свои скудные услуги».

Добавить комментарий

Поле "e-mail" необязательно для заполнения